学校各单位：

为做好学校2016年度归档资料及实物收集工作，根据上级档案管理部门和《湖北职业技术学院档案管理办法》的要求，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

1.2016年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、学生管理、科研出版、外事、资产与设备管理、基本建设、财务会计等各项工作活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。（详见附件）

2.归档文件材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

二、归档要求

1.各单位要高度重视各类文件材料的归档工作，主动将工作中形成和收到的具有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员及时归档。兼职档案员要切实履行职责，做好归档材料的收集、整理工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。

2.归档的文件材料应是原件，归档的录像（录音）、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物，归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。

3.进一步清理本单位已归档的档案情况，对2016年前形成的档案还未及时进行归档的，在本年度归档时一并整理移交。

4.归档单位移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。科研、基建项目档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。请各单位于2017年4月30日前完成2016年度归档文件材料移交。

对于归档中的疑难问题，可与综合档案室工作人员联系，联系电话：2868223（66723）。

附件：《湖北职业技术学院文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》

党政办公室           

   2017年3月7日